n8n, Make czy Zapier: gdzie trafiają dane klientów i co to znaczy dla RODO Waszej firmy?

Jeśli dane klientów lub pracowników mają nie opuścić Waszej infrastruktury, jedynym narzędziem spośród tych trzech, które to gwarantuje, jest n8n uruchomiony na własnym serwerze. Make i Zapier to usługi chmurowe: każde zgłoszenie klienta, każdy rekord z formularza, każde pole z bazy danych przechodzi przez ich serwery, zanim trafi do celu. To nie jest kwestia ustawień ani aneksów do umów. To architektura tych narzędzi i zmienić jej się nie da.

Dlaczego wybór narzędzia automatyzacji to jednocześnie decyzja o tym, komu powierzacie dane?

Narzędzia do automatyzacji działają jak skrzynka pośrednicząca. Formularz klienta wysyła dane, narzędzie je odbiera, przetwarza i przesyła dalej: do CRM-a, helpdesku, arkusza, skrzynki mailowej. Problem w tym, że w tym "dalej" zawsze jest etap, gdy dane trafiają na cudzy serwer.

Większość firm nie pyta o to przy wyborze narzędzia. Pytają o cenę, liczbę integracji, o to, czy da się podpiąć Allegro albo Comarch ERP. Pytanie o to, gdzie fizycznie ląduje pole "treść skargi klienta" z formularza, pojawia się dopiero przy audycie albo gdy klient B2B prosi o opis architektury bezpieczeństwa. Wtedy okazuje się, że przez ostatnie dwa lata imiona, e-maile i treści reklamacji klientów przechodziły przez serwery firmy z siedzibą w Czechach lub Stanach Zjednoczonych.

Gdzie dane trafiają w Make, a gdzie w Zapierze?

Make (wcześniej Integromat) to firma z infrastrukturą w Unii Europejskiej. Dane przesyłane przez scenariusze Make przetwarzane są na serwerach w UE, co z perspektywy RODO jest ważne. Ale to nadal cudza infrastruktura, cudze logi, cudza obsługa błędów.

Co konkretnie Make widzi? Każde pole, które przechodzi przez scenariusz. Jeśli automatyzujecie formularz zgłoszeniowy klienta, Make przetwarza: imię, nazwisko, adres e-mail, numer zamówienia, treść reklamacji. Wszystko to pojawia się w historii wykonań scenariusza, którą widzicie w panelu. I którą Make przechowuje na swoich serwerach przez czas określony w ustawieniach retencji logów.

Zapier to inna sytuacja. Firma z siedzibą w USA, infrastruktura oparta na AWS. Dane przesyłane przez Zapy mogą trafiać poza Unię Europejską. Zapier podpisuje DPA i deklaruje Standard Contractual Clauses dla transferów do USA, ale to nadal przekazanie danych do państwa trzeciego. Wymaga to dodatkowego uzasadnienia w dokumentacji RODO firmy i wpisu w rejestrze czynności przetwarzania.

Oba narzędzia wymagają podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Formularze DPA są dostępne w panelach obu dostawców. Samo podpisanie DPA nie zmienia jednak faktu, że dane opuszczają Wasz serwer.

Co jest inaczej w n8n uruchomionym na własnym serwerze?

n8n to oprogramowanie open-source. Możecie je zainstalować na własnym serwerze: w siedzibie firmy, na VPS-ie u polskiego dostawcy hostingu, na prywatnym klastrze w chmurze, którą sami kontrolujecie. Gdy n8n działa na Waszym serwerze, dane przetwarzane w przepływach nie trafiają do n8n jako firmy. Żaden zewnętrzny podmiot ich nie widzi. Logi, historia wykonań, zawartość pól formularzy: wszystko zostaje na Waszej maszynie.

To jest zasadnicza różnica architektoniczna. Make i Zapier są dostawcami usługi, przez którą przepływają Wasze dane. n8n self-hosted jest oprogramowaniem, które uruchamiacie sami. n8n jako firma nie jest pośrednikiem w przetwarzaniu danych Waszych klientów.

Istnieje też n8n Cloud: wersja zarządzana przez n8n, podobna modelem do Make. Jeśli chodzi o zachowanie danych wyłącznie na własnych serwerach, liczy się tylko n8n self-hosted, nie cloud.

Śledzimy jedno zgłoszenie klienta przez każde z trzech narzędzi

Typowy proces: klient wysyła formularz reklamacyjny. Zawiera: imię, nazwisko, e-mail, numer zamówienia, opis problemu. Automatyzacja ma to odebrać, zapisać do arkusza, stworzyć ticket w helpdesku i wysłać potwierdzenie do klienta.

W Zapierze wygląda to tak: formularz wywołuje trigger w Zapie, dane trafiają na serwery Zapiera (infrastruktura AWS, możliwe serwery poza UE), Zap wykonuje akcje na arkuszu i helpdesku. W historii Zapa zostaje log z danymi klienta. Jeśli coś pójdzie nie tak, Zapier zapisuje szczegóły błędu razem z polami, które przetwarzał. Imię, e-mail i treść skargi klienta jest w tym logu.

W Make: formularz wywołuje webhook w scenariuszu, dane przechodzą przez serwery Make w UE, scenariusz wykonuje akcje. Historia wykonań w panelu Make zawiera przetworzone dane przez czas określony ustawieniami. Serwery są w UE, ale to nadal nie Wasze serwery.

W n8n self-hosted: formularz wywołuje webhook zarejestrowany na Waszym serwerze. Workflow n8n przetwarza dane lokalnie. Dane trafiają do arkusza i helpdesku bezpośrednio z Waszej maszyny. Historia wykonań jest zapisana w bazie danych n8n, która stoi u Was. Nikt poza Waszymi administratorami nie ma do niej dostępu.

U jednego klienta, firmy obsługującej reklamacje dla sieci handlowych, ten przepływ zawierał dane konsumentów z numerami PESEL w przypadku roszczeń gwarancyjnych. Przy Make lub Zapierze te numery PESEL przeszłyby przez zewnętrzne serwery i pojawiły się w logach wykonań. Przy n8n self-hosted zostały na serwerze firmy przez cały czas.

Co to zmienia w dokumentacji RODO i kogo to dotyczy?

Przy Make i Zapierze musicie mieć w rejestrze czynności przetwarzania wpis o tym, że narzędzie do automatyzacji jest podmiotem przetwarzającym Wasze dane. Musicie wskazać, jakie kategorie danych przekazujecie, na jakiej podstawie i gdzie te dane trafiają. Audytor RODO, ubezpieczyciel lub duży klient B2B z wymaganiami bezpieczeństwa zapyta o te dokumenty.

Przy n8n self-hosted ta warstwa wymagań znika dla warstwy automatyzacji. Narzędzie staje się oprogramowaniem, które sami obsługujecie, podobnie jak serwer pocztowy albo baza danych. Nie ma podmiotu trzeciego, nie ma umowy powierzenia dla samego mechanizmu automatyzacji.

To ma znaczenie w konkretnych branżach i sytuacjach:

• Kancelarie prawne, które automatyzują obieg akt i dokumentów procesowych.
• Gabinety i przychodnie przetwarzające dane zdrowotne pacjentów.
• Firmy HR i kadrowe operujące na danych pracowniczych, umowach, arkuszach płacowych.
• Dostawcy usług B2B, których klienci mają własne polityki bezpieczeństwa zakazujące wyprowadzania danych do dostawców zewnętrznych.
• Podmioty przechodzące audyty ISO 27001 lub certyfikacje branżowe, gdzie lokalizacja danych jest weryfikowana.

Kiedy Make albo Zapier są w porządku, a kiedy warto wybrać n8n self-hosted?

Nie ma sensu stawiać własnej instalacji n8n tylko po to, żeby zautomatyzować wysyłkę newslettera do bazy mailingowej bez danych osobowych albo agregować dane z publicznych API. Make i Zapier są szybsze w konfiguracji, mają przejrzystszy interfejs dla osób bez zaplecza technicznego i obsługują setki integracji bez pisania kodu.

n8n self-hosted ma przewagę, gdy spełniony jest choć jeden z tych warunków:

• Przetwarzacie dane wrażliwe w rozumieniu RODO: dane zdrowotne, numery PESEL, dane biometryczne, informacje o wyrokach skazujących.
• Automatyzacja dotyczy danych pracowniczych: umów, akt osobowych, historii zatrudnienia, wynagrodzenia.
• Klient lub kontrakt B2B wymaga, żeby dane nie opuszczały Waszej infrastruktury lub konkretnej lokalizacji geograficznej.
• Chcecie mieć pełną kontrolę nad retencją logów i historią wykonań bez zależności od polityki prywatności dostawcy zewnętrznego.

Przy prostych procesach, gdzie dane są nieosobowe lub agregowane, Make jest szybszym startem. Przy danych, które mają zostać na firmowym serwerze, n8n self-hosted jest jedyną opcją z tych trzech, która to faktycznie zapewnia.

Od czego zaczynamy, gdy wybór narzędzia nie jest oczywisty?

Zanim wybierzecie narzędzie, odpowiedzcie na jedno pytanie: jakie konkretnie pola danych ma przetwarzać ta automatyzacja? Jeśli wśród nich są imiona i nazwiska, adresy, numery dokumentów, dane finansowe lub zdrowotne, decyzja o narzędziu jest jednocześnie decyzją o tym, komu te dane powierzacie.

Typowo robimy to tak: mapujemy przepływ danych dla konkretnego procesu (np. onboarding klienta, obsługa reklamacji, import CV z systemu rekrutacyjnego), identyfikujemy kategorie danych osobowych w tym przepływie i dopiero wtedy oceniamy, czy dane mogą opuścić Waszą infrastrukturę. Jeśli nie mogą, n8n self-hosted jest punktem startowym rozmowy o architekturze. Jeśli mogą, patrzymy na to, które narzędzie chmurowe pasuje do skali i typu procesu.

Jeśli chcecie sprawdzić, jak to wygląda dla konkretnych procesów w Waszej firmie, zapraszamy na bezpłatny audyt: sprawdzimy, jakie dane przepływają przez Wasze obecne lub planowane automatyzacje i czy architektura, którą planujecie, jest zgodna z tym, czego wymaga RODO lub Wasi klienci. Przykłady tego, jak podeszliśmy do tego w innych firmach, znajdziecie w realnych wdrożeniach.