Jak AI może pomóc przy rozliczaniu projektu unijnego?

AI może pilnować terminów wniosków o płatność, sprawdzać kompletność dokumentacji do każdego etapu i alertować odpowiednie osoby na kilka tygodni przed deadline'em. Wystarczy wgrać umowę o dofinansowanie i harmonogram projektu, a od tej chwili nie trzeba trzymać terminów wyłącznie w głowie ani w Excelu. AI nie zastąpi koordynatora projektu przy decyzjach merytorycznych, ale zdejmuje z niego większość pracy administracyjno-kontrolnej.

Co AI realnie robi z terminami projektu unijnego?

Umowy o dofinansowanie z PARP, NCBR, urzędów marszałkowskich czy z BGK w ramach KPO mają od kilkudziesięciu do ponad stu stron. W środku są daty kolejnych wniosków o płatność, okresy sprawozdawcze, terminy archiwizacji, zobowiązania dotyczące trwałości projektu i szczegółowe listy dokumentów do każdego rozliczenia. Do tego Załącznik nr 1 albo nr 3 z harmonogramem rzeczowo-finansowym, który po każdym aneksie zmienia daty.

Typowy projekt w firmie pięćdziesięcioosobowej wygląda tak: jeden pracownik dostaje zadanie "ogarnij projekt" obok swoich zwykłych obowiązków. Pilnuje terminów w Excelu i co jakiś czas odkrywa, że aneks przesunął daty o dwa miesiące, a arkusz nie był aktualizowany.

AI wgrywa te dokumenty jako bazę wiedzy:

• umowę o dofinansowanie ze wszystkimi aneksami
• harmonogram projektu (Załącznik nr 1 lub nr 3, zależnie od programu)
• instrukcję dla beneficjenta z systemu SL2021 albo CST2021
• listę dokumentów wymaganych przez instytucję pośredniczącą

Na tej podstawie prowadzi kalendarz terminów, który można odpytywać po polsku. "Kiedy mija termin złożenia wniosku o płatność za trzeci kwartał?" i odpowiedź przychodzi z odwołaniem do konkretnego paragrafu umowy. Nie trzeba szukać w PDF-ie.

Gdzie najczęściej gubią się dokumenty przed złożeniem wniosku?

Wniosek o płatność w SL2021 to nie tylko kwoty faktur. Instytucje pośredniczące wymagają do każdej faktury potwierdzenia zapłaty (wyciąg bankowy z widocznym tytułem przelewu), protokołu odbioru przy zakupach sprzętu lub usług, opisu faktury po kwalifikowalności z numerem zadania budżetowego i kopii dokumentu potwierdzającego dostawę.

U jednego klienta realizującego projekt FENG w branży produkcyjnej problem pojawiał się przy tej samej pozycji: faktura z opóźnionym protokołem. Sprzęt przychodził w jednym miesiącu, protokół podpisywał kierownik produkcji dwa tygodnie później, faktura czekała zaklasyfikowana jako "do rozliczenia". Przy wniosku okazywało się, że kilka faktur z poprzednich dwóch miesięcy wisi bez protokołu.

AI pilnuje tego na bieżąco. Podpinany do skanów faktur i dokumentów przychodzących do firmy, po każdej fakturze dotyczącej projektu sprawdza, czy jest:

• opis kwalifikowalności kosztu
• numer pozycji budżetowej
• powiązany protokół albo WZ
• potwierdzenie zapłaty, gdy faktura jest już po terminie płatności

Jeśli czegoś brakuje, wysyła przypomnienie do osoby odpowiedzialnej. Nie czeka na dzień składania wniosku.

Jak AI sprawdza kwalifikowalność kosztu, zanim faktura trafi do wniosku?

Korekta finansowa boli w jednym konkretnym miejscu: instytucja pośrednicząca kwestionuje koszt po złożeniu wniosku i każe zwrócić część dofinansowania. AI nie zastąpi audytora, ale wyłapie oczywiste błędy.

Które? Koszt poniesiony poza okresem kwalifikowalności, faktura od dostawcy bez wymaganego rozeznania rynku, wydatek w kategorii, która wymaga zgody instytucji na zmianę między zadaniami budżetowymi, brak wymaganego opisu "współfinansowano ze środków UE" na dokumentach środka trwałego. Każdy z tych punktów to osobna reguła, którą AI może sprawdzać przy każdej fakturze wchodzącej do projektu. Nie musi tego robić koordynator ręcznie.

Przy połączeniu z systemem finansowo-księgowym (Comarch Optima, Symfonia, enova365) AI może wyciągać daty dokumentów i porównywać je z datami granicznymi z umowy automatycznie. Podejrzany dokument trafia na listę do weryfikacji zanim zostanie ujęty w zestawieniu.

Wskaźniki produktu i rezultatu: kto je naprawdę śledzi na co dzień?

Instytucje finansujące wymagają, żeby projekt osiągnął wartości wskaźników produktu i wskaźników rezultatu. Wskaźnik produktu to np. "liczba zakupionych środków trwałych: 3 szt." Wskaźnik rezultatu to np. "wzrost przychodów ze sprzedaży nowych produktów w ciągu 12 miesięcy od zakończenia projektu".

W praktyce firmy pamiętają o wskaźnikach w dwóch momentach: przy składaniu wniosku projektowego i przy pisaniu sprawozdania końcowego. Między tymi datami zazwyczaj nikt nie sprawdza, czy projekt zmierza we właściwym kierunku.

AI może co miesiąc pobierać dane z systemu ERP albo z Excela z ewidencją projektu i zestawiać je ze wskaźnikami z umowy. Przy sprawozdaniu kwartalnym koordynator dostaje gotowe zestawienie: wskaźnik, wartość z umowy, obecna wartość osiągnięta, różnica. Jeśli odchylenie jest duże, pojawia się sygnał. I jest czas, żeby sprawdzić przyczynę zanim zrobi to instytucja podczas weryfikacji sprawozdania.

Trwałość projektu po zamknięciu: o tym firmy regularnie zapominają

Projekty inwestycyjne z funduszy unijnych mają okres trwałości. Zazwyczaj trzy lata dla MŚP w programach regionalnych, przy dużych inwestycjach pięć lat. W tym czasie firma nie może zaprzestać działalności opisanej we wniosku, zlikwidować miejsc pracy powstałych w projekcie, sprzedać środka trwałego zakupionego z dofinansowania bez zgody instytucji ani przenieść siedziby poza region przy projektach regionalnych. Instytucja może przyjechać z kontrolą w dowolnym momencie.

U klienta z branży budowlanej alert pojawił się półtora roku po zamknięciu projektu: firma planowała wymianę linii technologicznej, a jedno z urządzeń z zestawu było środkiem trwałym objętym trwałością. Bez tego sygnału zmiana zostałaby wykonana bez wiedzy, że wymaga wcześniejszej zgody instytucji pośredniczącej.

AI prowadzi rejestr środków trwałych objętych trwałością i pilnuje dat jej końca dla każdego projektu. Gdy w CRM albo systemie handlowym pojawia się plan sprzedaży lub wymiany urządzenia z tej listy, może wysłać alert do osoby odpowiedzialnej za projekt. Po prostu sprawdza, czy numer seryjny albo nazwa sprzętu pokrywa się z rejestrem projektowym.

Od czego zacząć, zanim projekt stanie się problemem?

Nie trzeba czekać na nowy projekt. Jeśli firma realizuje coś teraz albo jest w okresie trwałości, można zacząć od trzech rzeczy:

• Wgraj umowę o dofinansowanie z aneksami jako bazę wiedzy asystenta. Jeden PDF albo kilka. Wystarczy przesłać.
• Uzupełnij kalendarz projektu: daty wniosków o płatność, planowane okresy sprawozdawcze, koniec kwalifikowalności, koniec trwałości. Może to być zwykły plik, z którego AI będzie odpytywać.
• Ustal, kto w firmie odpowiada za projekt i jakie powiadomienia mają do niego trafiać. AI może działać przez asystenta na Teams, Slack, e-mail albo przez panel w portalu.

Potem AI samo zaczyna działać: odpowiada na pytania o terminy, sprawdza kompletność dokumentów wgrywanych do folderu projektu i alarmuje, gdy czegoś brakuje. Przy następnym wniosku o płatność koordynator nie siada nad dwustu dokumentami dwa tygodnie przed terminem. Siada nad listą braków, którą AI przygotowało przez ostatnie trzy miesiące.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak taki asystent działa na realnej umowie o dofinansowanie Twojej firmy, umów się na 15 minut rozmowy. Realne wdrożenia znajdziesz w naszych case studies.