Integracje / Roger RACS 5
Programy branżowe
Integracja AI: Roger RACS 5
Podłączamy Roger RACS 5 przez Web Service REST i bazę SQL Server, skąd czytamy log zdarzeń czytników: wejścia, wyjścia, odmowy dostępu i stan aktywnych kart. Asystent składa z tego dzienną ewidencję czasu pracy, wykrywa karty aktywne po rozstaniu z pracownikiem i przygotowuje plik importu dla Optimy lub enova365.
Po prezentacji do 2 tygodni testów, z dostępem tego samego dnia. Płacicie dopiero po decyzji.
Co podłączamy
Zaczynamy od odczytu danych. Zapis i akcje w systemie Roger RACS 5 włączamy dopiero wtedy, gdy sami tego chcecie.
CzytamyPola data_waznosci i status_aktywna przypisane do kart tymczasowych wydanych gościom i podwykonawcom.
AsystentWykrywa karty, których data ważności minęła, a status wciąż pozwala na wejście, i dołącza je do raportu blokady obok kart byłych pracowników.
CzytamyNazwy i lokalizacje czytników przypisane do ich identyfikatorów w bazie konfiguracyjnej RACS 5.
AsystentZamienia techniczny identyfikator czytnika na czytelną nazwę drzwi w raporcie, np. wejście główne, hala produkcyjna albo serwerownia.
CzytamyPierwsza i ostatnia rejestracja w danym dniu zestawiona z normą godzinową przypisaną do strefy w harmonogramie.
AsystentOblicza nadgodziny i spóźnienia jako różnicę między godziną rzeczywistą a normą, grupuje je po miesiącu i dostarcza kadrowej zestawienie do okresu rozliczeniowego.
CzytamyDni z wejściem bez zarejestrowanego wyjścia lub z przerwą dłuższą niż typowy czas zmiany roboczej.
AsystentOpisuje każdy brak jednym zdaniem: możliwa praca nocna, wyjście przez drzwi bez czytnika lub błąd sprzętu. Nie wpisuje zero godzin do ewidencji.
CzytamyTyp czytnika przypisany do punktu dostępu w konfiguracji RACS 5: czytnik linii papilarnych lub skaner twarzy.
AsystentSygnalizuje, że integracja obejmuje dane biometryczne z art. 9 RODO, i wskazuje konieczność konsultacji z Inspektorem Ochrony Danych przed uruchomieniem.
O co pytają w praktyce
Po polsku, jak koledze z pracy. Asystent odpowiada na danych z Waszego programu, a nie z ogólnej wiedzy.
- „Kto był na hali produkcyjnej w nocy z poniedziałku na wtorek?”
- „Które karty są aktywne, choć pracownik już nie figuruje w kadrach?”
- „O której godzinie przyszedł i wyszedł Marek Kowalski w ubiegłym tygodniu?”
- „Czy ewidencja z czytników za ten miesiąc jest gotowa do importu do Optimy?”
Co się zmienia
Kadrowa dostaje gotową ewidencję z czytników zamiast ręcznego przeklikiwania raportów, a karty byłych pracowników trafiają do sprawdzenia co miesiąc automatycznie.
Asystent działa na Waszym serwerze, na Waszych uprawnieniach. Każdy odczyt i każda akcja zostawiają ślad w logu. Program zostaje tam, gdzie jest, razem z historią danych i nawykami zespołu.
O programie
Roger RACS 5 to system kontroli dostępu i rejestracji czasu pracy rozwijany przez firmę Roger Technology. Stosuje się go w zakładach produkcyjnych, biurowcach, magazynach i obiektach z kilkoma strefami o różnych poziomach uprawnień. Administrator zarządza kartami dostępu, przypisuje je do pracowników, ustawia harmonogramy stref i przegląda raporty zdarzeń w graficznym interfejsie programu.
Każde zbliżenie karty do czytnika trafia do bazy SQL Server jako rekord z datą, godziną co do sekundy, typem zdarzenia i identyfikatorem punktu dostępu. Program obsługuje też czytniki biometryczne: linii papilarnych i skanerów twarzy. Dane trzyma lokalnie na serwerze w firmie, na instancji SQL Server Express dołączonej do instalacji RACS 5.
Gdzie to działa najlepiej
Pracownik działu kadr
Na początku każdego miesiąca kadrowa musi zamknąć ewidencję za poprzedni miesiąc. Pobiera raporty z RACS 5, ręcznie zestawia je z grafikiem i wypisuje nadgodziny oraz spóźnienia dla całego zespołu.
Z asystentem: Asystent dostarcza gotowy plik importu dla Optimy lub enova365 z parami godzina od i do dla każdego dnia. Obok plik: lista dni z niekompletnymi danymi i jednozdaniowy opis każdego braku do wyjaśnienia przez przełożonego.
Kierownik ochrony obiektu
Po weekendzie kierownik chce wiedzieć, kto wchodził na halę produkcyjną w nocy z soboty na niedzielę i przez które drzwi. Bez asystenta musi przeszukać logi w interfejsie RACS 5 przez pół godziny.
Z asystentem: Asystent odpowiada w kilka sekund: lista osób z godziną wejścia, nazwą czytnika i typem zdarzenia. Karta bez pasującego aktywnego pracownika pojawia się w wynikach jako nieznana.
Menedżer HR
Pracownik rozwiązał umowę tydzień temu. HR zaktualizował systemy kadrowe, ale nie ma pewności, czy ktoś zablokował kartę w RACS 5. Sprawdzenie wymaga osobnego logowania do systemu kontroli dostępu.
Z asystentem: Asystent porównuje listę aktywnych kart z listą pracowników po każdym rozstaniu i dostarcza raport kart do blokady. Menedżer przekazuje go administratorowi RACS 5, który wykonuje blokadę.
Jak się łączymy
Do Roger RACS 5 podłączamy się przez RACS 5 Web Service: wbudowaną usługę REST aktywowaną w konfiguracji serwera Roger. Asystent wywołuje endpointy HTTP i dostaje zdarzenia w JSON: listę wejść i wyjść z wybranego okresu, listę kart z przypisanymi osobami i aktualny stan uprawnień stref. Potrzebujecie konta serwisowego z uprawnieniami odczytu i dostępu sieciowego do serwera Roger.
Alternatywna droga to bezpośrednie zapytania do bazy SQL Server Express zainstalowanej z RACS 5. Szybsza przy dużych wolumenach zdarzeń, ale wymaga dostępu do serwera i zgody administratora IT. W obu przypadkach asystent pracuje wyłącznie w trybie odczytu, nie zmienia żadnych danych w Roger RACS 5. Całe przetwarzanie odbywa się na serwerze w sieci firmowej.
Czego potrzebujemy od Was
- Serwer Roger RACS 5 dostępny z serwera asystenta w sieci firmowej lub przez VPN.
- Konto serwisowe w RACS 5 z uprawnieniami odczytu zdarzeń, listy kart i konfiguracji stref.
- Dostęp do SQL Server Express i zgoda administratora IT, gdy łączymy się przez bazę zamiast Web Service.
- Osoba po stronie firmy do weryfikacji niekompletnych rejestracji i zatwierdzania listy kart do blokady.
- Cykliczny eksport listy aktywnych pracowników z systemu kadrowego do porównania z kartami w RACS 5.
Czego asystent nie robi
- Nie blokuje kart bezpośrednio w RACS 5. Przygotowuje listę do blokady, a wykonuje ją administrator systemu Roger.
- Nie uzupełnia braków w rejestracji za pracownika. Dzień bez pary wejście-wyjście trafia na listę do wyjaśnienia, nie do ewidencji z założonym czasem pracy.
- Nie przetwarza danych biometrycznych (odciski palców, skany twarzy) bez osobnej podstawy prawnej i konsultacji z Inspektorem Ochrony Danych.
- Nie ocenia zachowania ani produktywności pracownika na podstawie logów czytników. Przetwarza dane wyłącznie do ewidencji czasu pracy i weryfikacji bezpieczeństwa dostępu.
Częste pytania
Czy asystent działa, jeśli serwer RACS 5 jest za firewallem?
Tak, jeśli serwer asystenta jest w tej samej sieci firmowej lub połączony przez VPN. Serwer asystenta może działać w sieci lokalnej firmy, jednak do generowania odpowiedzi polecenia i potrzebne fragmenty danych trafiają do zewnętrznego modelu AI, więc wymagany jest dostęp do internetu. Konfigurację połączenia ustalamy z Waszym administratorem IT przed uruchomieniem integracji.
Co się dzieje, gdy czytnik nie zarejestruje wyjścia pracownika?
Asystent nie wpisuje żadnej liczby godzin dla takiego dnia. Oznacza go jako niekompletny z jednozdaniowym opisem: brak rejestracji wyjścia, możliwa praca nocna lub błąd czytnika. Kadrowa dostaje listę takich dni do wyjaśnienia z przełożonym, a nie gotowe fałszywe dane do importu.
Czy potrzebujemy umowy powierzenia przetwarzania danych?
Tak. Zdarzenia z czytników zawierają dane osobowe pracowników, więc przetwarzanie przez zewnętrzny system wymaga umowy powierzenia zgodnie z art. 28 RODO. Umowę podpisujemy przed uruchomieniem integracji, a szczegóły zakresu i czasu przechowywania powinien ocenić Wasz Inspektor Ochrony Danych.
Czy aktualizacja Roger RACS 5 może zepsuć integrację?
Może, jeśli zmieni się struktura bazy lub endpointy Web Service. Przy podłączeniu przez REST API ryzyko jest mniejsze, bo Roger dokumentuje API jako stabilny interfejs. Przy bezpośrednim dostępie do SQL sprawdzamy zgodność po każdej większej aktualizacji i informujemy o potrzebnych korektach.
Jak zaczynamy
- Bezpłatna prezentacja. Mówicie, na czym pracujecie i co Was korkuje. Mówimy wprost, czy da się to spiąć, a jeśli nie ma czego automatyzować, też to powiemy.
- Do 2 tygodni testów. Dostęp do portalu tego samego dnia, podłączenie w trybie odczytu, sprawdzacie na własnych danych.
- Rozszerzanie. Kolejne moduły i akcje dokładamy, gdy zespół ufa temu, co dostaje. W abonamencie jest wdrożenie, integracja, szkolenie i opieka.
Inne programy: programy branżowe
Roger RACS 5 jest znakiem towarowym swojego właściciela. Nie jesteśmy z nim powiązani ani przez niego autoryzowani. Nazwy używamy wyłącznie po to, żeby wskazać, z jakim programem integrujemy asystenta.