Integracja AI z inFakt: faktury, koszty i rozliczenia w języku właściciela firmy

Większość właścicieli firm korzystających z inFakt ma do dyspozycji dwa kanały informacji: panel online, gdzie widać faktury i saldo, oraz kontakt z opiekunem księgowym. Problem polega na tym, że między jednym a drugim ginie mnóstwo czasu. Pytanie "ile mam zapłacić podatku w tym miesiącu?" ląduje na czacie, opiekun odpisuje po kilku godzinach, a właściciel i tak nie jest pewien, czy brał pod uwagę wszystkie koszty. AI podłączone do danych z inFakt skraca tę pętlę do kilku sekund.

Co siedzi w inFakt i co z tego można wyciągnąć

inFakt to dwa produkty w jednym: platforma do samodzielnego prowadzenia księgowości online oraz biuro rachunkowe, gdzie opiekun przejmuje całość rozliczeń. W obu przypadkach dane trafiają do tego samego systemu i są dostępne przez API.

Co konkretnie możemy z tego wyciągnąć:

• Faktury sprzedaży: numer, data wystawienia, data płatności, kontrahent, kwota netto, kwota VAT, status (opłacona, nieopłacona, po terminie)
• Dokumenty kosztowe: kategoria kosztu, dostawca, kwota, data, stawka VAT, czy dokument jest zaakceptowany przez księgowego
• Dane rozliczeniowe: aktualna zaliczka na podatek dochodowy, saldo VAT, składki ZUS do zapłaty w danym miesiącu
• Historia deklaracji: złożone JPK_V7, deklaracje PIT-36 lub PIT-36L przy jednoosobowej działalności, złożone zeznania roczne
• Powiadomienia i statusy: co czeka na akceptację, co księgowy oznaczył jako wymagające uzupełnienia

Przy wariancie biura rachunkowego dochodzi jeszcze jeden wymiar: korespondencja z opiekunem, notatki z rozliczeń, informacje o tym, co zostało wysłane do urzędu. To wszystko można zaciągać i interpretować.

Co AI robi z tymi danymi

Samo wyciągnięcie danych to za mało. Właściciel firmy, który widzi tabelę z kolumnami "kwota_netto", "stawka_vat" i "status_platnosci", nadal nie wie, co z tym zrobić. AI zamienia te kolumny na odpowiedzi na pytania, które właściciel naprawdę zadaje.

"Co muszę zapłacić do 20. tego miesiąca?" AI patrzy na zaliczkę na podatek dochodowy za bieżący okres, sprawdza, czy termin składek ZUS już minął, i podaje konkretne kwoty z wyjaśnieniem, skąd się biorą. Nie "sprawdź w panelu", tylko liczby z uzasadnieniem.

"Czy wszystkie faktury kosztowe za czerwiec są wprowadzone?" AI przeszukuje dokumenty kosztowe za wskazany miesiąc, porównuje z tym, co widać na połączonym koncie bankowym, i flaguje pozycje, których brakuje lub które mają status "do uzupełnienia" od strony księgowego.

U jednego z naszych klientów prowadzących jednoosobową działalność AI wyłapało trzy faktury od podwykonawców, które właściciel wgrał do systemu, ale nie przypisał do właściwej kategorii kosztu. Stały jako "inne" przez trzy tygodnie. Opiekun nie pytał, bo formalnie były w systemie. AI zobaczyło anomalię i zapytało wprost.

Tłumaczenie rozliczeń na ludzki język

JPK_V7, PIT-36L, zaliczka uproszczona. Większość właścicieli firm nie wie, co te nazwy oznaczają w praktyce. Wiedzą, że trzeba zapłacić i że lepiej nie zwlekać. AI zmienia to.

Kiedy opiekun w biurze rachunkowym zamknie miesiąc i oznacza rozliczenie jako gotowe, AI może od razu wygenerować krótkie podsumowanie dla właściciela:

• jaki był przychód netto w tym miesiącu
• ile wyniosły koszty uzyskania przychodu i które kategorie były największe
• jaki podatek dochodowy wynika z tych liczb i kiedy trzeba go przelać
• czy jest VAT do zapłaty, czy może nadwyżka do przeniesienia
• co się zmieniło w porównaniu z poprzednim miesiącem i dlaczego

To nie jest raport finansowy do druku. To wiadomość, którą właściciel dostaje na Slack albo e-mail, czyta w dwie minuty i wie, co robić. Bez otwierania panelu inFakt, bez pisania do opiekuna.

Pilnowanie terminów bez ręcznego kalendarza

inFakt sam generuje powiadomienia o terminach, ale mają one jedną wadę: są generyczne. "Termin złożenia JPK_V7 mija 25 lipca." Dla właściciela to suchy komunikat. Nie wiadomo, czy coś jeszcze trzeba zrobić, czy opiekun już to ogarnął.

AI podłączone do statusów w systemie potrafi dać coś konkretniejszego. Zamiast przypomnienia o terminie, właściciel dostaje informację: "JPK za czerwiec jest już złożony przez biuro rachunkowe 18 lipca. Zaliczka podatku dochodowego czeka na przelew do 20 lipca. Składka zdrowotna za czerwiec była zapłacona 12 lipca, więc ZUS masz za sobą."

Jedno zdanie więcej, ale całkowicie zmienia sytuację właściciela. Zamiast sprawdzać i pytać, dostaje potwierdzenie stanu. Typowo wygląda to tak, że firmy, które to wdrażają, wyraźnie ograniczają liczbę wiadomości do opiekuna z pytaniem "czy to już zrobione?"

Wyłapywanie braków: dokumenty, których nie ma

W inFakt każdy dokument kosztowy wymaga wgrania skanu lub pliku. Księgowy po stronie biura widzi, co jest, a czego brakuje. Problem polega na tym, że właściciel często nie wie, że czegoś brakuje, dopóki nie dostanie pytania od opiekuna.

AI może monitorować:

• dokumenty oznaczone przez księgowego jako "wymagające uzupełnienia"
• pozycje na koncie bankowym bez odpowiadającego dokumentu w systemie
• faktury od stałych dostawców, których nie widać w danym miesiącu (np. co miesiąc jest faktura za hosting, a w lipcu jej nie ma)
• dokumenty z datą wystawienia sprzed kilku miesięcy, które dopiero teraz trafiły do systemu i mogą zaburzyć rozliczenie

Każdą z tych sytuacji AI może opisać i zadać konkretne pytanie: "Czy masz fakturę od XYZ za czerwiec? W maju i kwietniu była co miesiąc, w czerwcu jej nie widać." Właściciel albo ją wgrywa, albo wie, że tej faktury nie będzie i może wyjaśnić sytuację opiekunowi. Nikt nie goni za dokumentem w ostatniej chwili.

AI między klientem a opiekunem w biurze rachunkowym

Kiedy firma korzysta z biura rachunkowego w inFakt, a nie z wersji do samodzielnego prowadzenia, pojawia się dodatkowy kontekst. Opiekun wykonuje konkretne czynności: dekretuje dokumenty, składa deklaracje, odpowiada na pytania klienta przez panel. AI może czytać te dane i pomagać z obu stron.

Po stronie właściciela firmy: AI tłumaczy, co zrobił opiekun, co czeka na właściciela, a co jest już zakończone. Bez konieczności wchodzenia w szczegóły rozliczeń.

Po stronie biura, jeśli zdecyduje się je wdrożyć: AI może przygotować wstępną odpowiedź na pytanie klienta, zebrać dane z systemu i zaproponować opiekunowi gotowy draft. Opiekun weryfikuje i wysyła. To nie AI rozmawia z klientem bezpośrednio, ale opiekun jest szybszy, bo połowa pracy jest zrobiona zanim się za nią weźmie.

Taka architektura ma sens szczególnie dla biur obsługujących kilkadziesiąt podmiotów. Nie chodzi o zastępowanie opiekuna. Chodzi o to, żeby nie musiał ręcznie klikać przez cały panel zanim odpowie na proste pytanie.

Od czego zaczynamy

Integracja AI z inFakt zaczyna się od API. inFakt udostępnia interfejs programistyczny, przez który można pobierać faktury, dokumenty kosztowe i dane rozliczeniowe. To wystarczy na początek.

Pierwszy krok to zdefiniowanie, na jakie pytania właściciel lub opiekun chce odpowiedzi najczęściej. Nie budujemy wszystkiego naraz. Zazwyczaj zaczynamy od trzech rzeczy:

• miesięczne podsumowanie po zamknięciu okresu przez opiekuna
• powiadomienia o terminach z informacją o statusie: co już jest zrobione, co czeka
• lista braków w dokumentach do uzupełnienia przed końcem miesiąca

Każdą z tych funkcji można wdrożyć i przetestować osobno. Lepiej sprawdzić, czy właściciel faktycznie korzysta z powiadomień, zanim zainwestuje się czas w kolejne moduły.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak to mogłoby działać w Twojej firmie lub biurze rachunkowym, zacznij od bezpłatnego audytu. Przyglądamy się temu, z czego korzystasz i co można podłączyć. Realne wdrożenia u polskich firm możesz zobaczyć w case studies.