Integracja AI z enova365: asystent na danych z Twojego ERP

Handlowiec jest w samochodzie, dzwoni klient i pyta o status zamówienia oraz o jakąś zaległą fakturę do wyjaśnienia. Handlowiec pisze do asystenta AI: "podsumuj mi klienta Kowalski Sp. z o.o." i w kilkanaście sekund dostaje: trzy ostatnie faktury z datami, kwotę przeterminowanego rozrachunku, ostatnią rozmowę z CRM i status otwartego ZS. Wszystko z enova365. Bez logowania, bez filtrowania listy, bez szukania po zakładkach.

To nie jest obietnica. To jest to, co wdrażamy. Pytanie brzmi, jak to technicznie działa i co w ogóle warto podłączyć.

Co w enova365 nadaje się do połączenia z AI

enova365 to system modułowy firmy Soneta. Każdy moduł przechowuje inny rodzaj danych i każdy ma inną wartość dla AI. Nie wszystko warto wyciągać od razu. Zaczynamy od tego, gdzie firma traci czas albo pieniądze.

Obszary, które spinamy najczęściej:

• Handel: dokumenty sprzedaży i zakupu (FA, FZ, WZ, PZ), zamówienia od klientów (ZS) i do dostawców (ZO), stany magazynowe, warunki handlowe kontrahentów
• Księgowość: dekrety, rozrachunki, plan kont, obroty i salda, raporty KPiR lub pełnej księgi
• CRM: kartoteki kontrahentów, historia działań (rozmowy, maile, spotkania), szanse sprzedaży z etapami i wartościami, oferty
• Kadry i Płace: kartoteki pracowników, listy płac, absencje, terminy umów i badań lekarskich (z ograniczeniami wynikającymi z RODO)
• Workflow: aktywne obiegi dokumentów, zadania, etapy zatwierdzania i osoby odpowiedzialne

Moduł Business Intelligence enova365 ma gotowe raporty i wykresy. AI działa tu trochę inaczej: zamiast budować kolejny dashboard, staje się interfejsem, przez który można zadawać pytania o dane, które już tam siedzą.

Handel i rozrachunki: tu leżą pieniądze

Rozrachunki w enova365 to jedno z najcenniejszych źródeł danych dla AI. Każdy rozrachunek ma termin płatności, kwotę, status (otwarty, zamknięty, skompensowany), powiązanie z dokumentem źródłowym i z kontrahentem.

AI podpięty do rozrachunków pilnuje terminów bez angażowania handlowca ani szefa. Typowo wygląda to tak: co rano asystent sprawdza, które rozrachunki przekroczyły termin lub są w ciągu kilku dni od przekroczenia, i wysyła skondensowane zestawienie do odpowiedniej osoby. Nie trzeba wchodzić do systemu, nie filtrujesz ręcznie listy po terminie wymagalności, po prostu dostajesz informację i decydujesz, co dalej.

U jednego klienta, hurtowni sprzętu AGD, wdrażaliśmy to połączone z fakturami zakupowymi. Problem był taki, że FZ wpadała do systemu, ale nikt systematycznie nie śledził, czy dostawca nie dołożył korekty FZ zmieniającej kwotę do zapłaty. AI śledzi FZ razem z korektami powiązanymi przez numer dokumentu obcego i sygnalizuje rozbieżność zanim cokolwiek zostanie przelane.

Z modułu Handel wyciągamy też historię zamówień ZS od klienta. Ile zamawiał w ostatnim kwartale, jakie rabaty miał zapisane w kartotece kontrahenta, czy ma jakiś ZS otwarty czekający na realizację. To materiał do briefu przed rozmową handlową.

Księgowość bez klikania po raportach

AI robi tu dwie różne rzeczy i warto je oddzielić, bo wymagają innego podejścia.

Pierwsza: odpowiadanie na pytania z danych. Zamiast wchodzić do zestawień obrotów i sald, filtrować po koncie, eksportować do Excela i sumować, pytasz asystenta: "ile mamy zobowiązań wobec dostawców w tym miesiącu?" albo "na których kontach siedzą największe salda niezapłaconych faktur?". Asystent pobiera dane z enova i odpowiada. Dla osoby, która nie jest codziennym użytkownikiem systemu, to konkretna różnica: nie trzeba znać układu kont ani wiedzieć, gdzie dokładnie kliknąć.

Druga: projekty dekretów. To jest głębsza integracja i wymaga więcej pracy konfiguracyjnej. AI na podstawie dokumentu (np. faktury zakupowej FZ) proponuje dekret: konto Wn, konto Ma, kwota, opis. Księgowy przegląda propozycję, ewentualnie koryguje i zatwierdza. Nie dekretuje od zera, tylko weryfikuje to, co asystent zaproponował.

Żeby to działało z sensem, AI musi znać plan kont tej konkretnej firmy i typowe schematy dekretowania. To jest ta część wdrożenia, która wymaga kalibracji na historycznych dokumentach. Kilka tygodni nauki na realnych dekretach z enova i propozycje stają się trafne w zdecydowanej większości przypadków. Wyjątki zawsze zostaną dla księgowego.

CRM: sytuacja klienta w 10 sekund

Moduł CRM enova365 przechowuje działania (rozmowy, maile, spotkania) z datami i notatkami, szanse sprzedaży z etapami i szacowanymi wartościami, oferty i powiązanych kontrahentów. To jest materiał do streszeń.

Handlowiec lub szef pisze do asystenta nazwę firmy, a dostaje: o czym ostatnio rozmawialiście, na jakim etapie jest szansa sprzedaży, kto był ostatnio w kontakcie z klientem i co ustalił, jaka jest skumulowana wartość aktywnych szans.

Wdrażaliśmy to dla dyrektora sprzedaży, który miał osiem spotkań tygodniowo z różnymi klientami i zero czasu na przeglądanie CRM przed każdym. Wieczorem przed ważnym spotkaniem wysyła jedno pytanie i ma skondensowaną historię relacji. Bez logowania do systemu, bez przeskakiwania między zakładkami.

Jest jeden warunek: to działa tylko wtedy, gdy CRM jest faktycznie używany. Jeśli handlowcy omijają wpisywanie działań, AI nie wywróży danych, których tam nie ma. Przed wdrożeniem zawsze sprawdzamy, jak wygląda faktyczna dyscyplina uzupełniania systemu.

Kadry, Płace i Workflow

Dane kadrowe wymagają ostrożności. Kartoteka pracownika w enova365 zawiera dane osobowe, historię zatrudnienia, wynagrodzenia i absencje. Zanim AI dostanie tu dostęp, trzeba przejść przez analizę prawną, zgody pracowników i odpowiednie ograniczenie zakresu danych. Mamy o tym osobny artykuł.

Mimo to są zastosowania, które mają sens nawet z wąskim dostępem. Asystent może:

• śledzić terminy umów cywilnoprawnych kończących się w następnych 30 dniach
• przypominać o datach badań lekarskich i szkoleń BHP zapisanych w kartotece
• informować o listach płac w trakcie zatwierdzania w Workflow

Moduł Workflow obsługuje obieg dokumentów z etapami, osobami odpowiedzialnymi i terminami. AI może raportować: "czekają na Ciebie trzy dokumenty w etapie Akceptacja Kierownika". Prosta sprawa, ale eliminuje potrzebę codziennego logowania do enova wyłącznie po to, żeby sprawdzić, czy coś utknęło.

Od czego zaczynamy i jak to technicznie wygląda

enova365 udostępnia API, przez które można pobierać dane bez ingerowania w bazę produkcyjną. Budujemy warstwę pośrednią: konektor, który wyciąga wybrane dane z API w ustalonych cyklach lub na żądanie, przekazuje je do modelu AI i zwraca odpowiedź do użytkownika. Asystent może działać przez Microsoft Teams, przez przeglądarkę albo inny interfejs, który firma już ma.

Wdrożenie zaczyna się zawsze od jednego modułu. Najczęściej od rozrachunków albo od CRM, bo efekt jest szybki i widoczny. Potem rozszerzamy.

Co warto mieć przygotowane przed startem:

• dostęp do API enova365 (wymaga odpowiedniej licencji lub konfiguracji u administratora systemu)
• lista osób, które będą korzystać z asystenta, i ich uprawnienia w enova
• decyzja, które moduły wchodzą w zakres pierwszego etapu
• jeśli planujesz dane kadrowe: wstępna analiza RODO i zgoda pracowników

Czas od pierwszej rozmowy do działającego asystenta na danych enova to kilka tygodni, nie miesięcy. Decyduje głównie dostępność API po stronie administratora i to, jak bardzo nieuporządkowane są dane w systemie. Bywa, że zanim zaczniemy integrację, trzeba tydzień poświęcić na porządki w kartotekach kontrahentów albo w schematach dekretowania.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda u firm, które już mają działający asystent na danych ERP, przejrzyj realne wdrożenia. A jeśli wolisz zacząć od oceny Twojej konkretnej sytuacji, umów się na bezpłatny audyt. Sprawdzimy, jak korzystacie z enova365, co zajmuje ludziom najwięcej czasu i od którego modułu integracja ma największy sens.